マルチタスクをこなすコツ 小さな作業に分けて無理なく終わらせる

フルタイムで会社勤めをしながら、検定受けたり、サイト運営したり、趣味的なことをアレこれやっています。
そんな私を「時間の使い方がうまい」「パワフル」と思われる方もチラホラ。

実のところ時間の使い方がうまいわけでも、体力ありあまってるわけでもないんですよね。
でも、マルチタスクを長く続けていて、ちょっとしたコツをつかんだので今日はそのことを。

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期日から逆算してボリュームを調整

時計

私が会社から帰ってから、夜に使える時間は1時間前後。
1日20分くらい、長くても30分のタスクに小分け。そして期日に間に合うように開始日を決めます。
どんなかんじかというと・・・

図書館で借りた100ページの本を期日の2週で読む場合。
100ページ/14日。
1日7~8ページの計算。
外出などて読めない日も想定し、1日10ページ。
このボリュームなら毎日15分くらいですね。
借りた日から読み始めることにします。

同じ100ページでもサクサクと15分で20ページ読める場合。
5日で読み終えることかできるので、他に急ぎのものがあれば翌週から読み始めることにする場合も。

ロングスパンになる検定
テキストを2巡させるには1週間で1単元終わらせる必要がある。
1単元30ページ前後。
3~5ページは毎日絶対に読むと決めます。

納期のある記事
全体の構成、見出し決め、写真撮影、記事入力、と作業を小分け。
納期に間に合うよう開始日を逆算していきます。

メインとサブを決める

やりたいこと(やるべきこと)が複数ある場合は優先順位をつけます。
私が重視してるのは最終的な期日。

短期のものは最優先にするし、ロングスパンのものは、順位がその時々で変動。
検定だと受験日が近づけば最優先、日が先なら低めって感じ。

私の場合、必ずやるメインを1つ。
できればやるサブを2~3個きめています。
その時々で優先する内容は常に変わるので、そこは手帳を使って調整ですね。

タスクを組み合わせる

1日分に小分けしたタスク。
今やるべき優先順位。
ここまで決まったら、手帳に予定を入れ込んでいきます。
こんなかんじ

検定前だと・・・
メイン:検定の勉強(テキスト読み) 20分
サブ1:来週締切の記事の準備(見出し作成) 15分
サブ2:筋トレ 10分

記事締切前だと・・・
メイン:記事作成作業(記事下書き) 30分
サブ:検定の勉強(過去問) 20分

コツは空き時間分びっしり入れないことですね。
大抵オーバーするので余裕をもって、終わりそうな分量に。

そしてサブは終わらなくてもOK。
ムリするより余力を残して続けることを優先。

毎日少しづつコツコツ

大きな石を先に入れる

細く長く、コツコツと。
一気にやる必要があるもの以外は、できるだけ小さなタスクにして、確実に終わらせる。

ちりも積もればなんとやらで、これが時間がない中でマルチタスクをこなすには今のところ一番楽です。

この手法に行きついたのは「小さな習慣」という本を読んだあと。
できる量のタスクにして「やることを習慣づける」ことで、使える時間はそのままでも、できることが増える。
時間がない、続かないって人は読んでみてくださいね。

内容紹介
【小さな習慣とは、毎日これだけはやると決めて必ず実行する、本当にちょっとしたポジティブな行動。この方法を使えば、すべてのことは、習慣化し、目標を達成でき、夢を叶え、人生を変えることができる。何しろ「小さ過ぎて失敗しようがない」のですから】

習慣化されていない行動をするときには、モチベーションや意志の力が必要となるのですが、これが「何かをするとき」に大きな障害になります。モチベーションは感情に左右されるし、意志の力には決断などさまざまな要素が必要になり、それはとても不安定なものだからです。

それに対し「小さな行動」はモチベーションも意志の力も必要としないし、とても簡単な「目標」なので失敗することなく、「成功」体験を感じることができ、その「小さな行動による成功の繰り返し」が自己肯定感を生み、それが自信となり、繰り返し行うことで習慣となっていきます。習慣化された行動が大好きな脳はこうしてやっと「新しい変化」を受け入れます。

「脳は変化を嫌う」ということは潜在意識の法則本ではよく見るフレーズですが、なぜ嫌うのか?についてとってもわかりやすく解説した1冊です。

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