やること、やらないことを切り分ける GTDでタスクをすっきり整理

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GTD ノートと付箋

GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)という、タスクなどを管理する仕組みを実践し始めました。
まだやり始めたばかりで、自分なりのやり方を確立するところまではいっていないんだけど、なかなか使いがってがいいので紹介しますね。

あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ~、と思いつつ、結局何もできないっていう状況を変えるのに有効。
バリバリ仕事してるお友達から教えてもらったんだけど、家事などの主婦業にも応用できるかんじです。

GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とは

デビッド・アレン(David Allen)さんのタスク整理術的なもの。
詳細を語ると長くなるので本を読んでもらうのが一番いいんだけど、概要をざっと知りたい人はこちらのサイトがわかりやすいです。
丸投げで申し訳ない。。。

【再掲】GTD歴6年目の私が、これ以上ないくらい丁寧に解説します

本はこれ

GTDのメリット

私が感じているGTDを実践する一番のメリットは、「今やるべきことを明確にできる」ですね。

言い方を変えると「後でやればいいことは今は考えない」。
これ、精神的にすっごい楽です。

GTD実践したときのイメージ

GTDで整理してやるべき時を決めると、目の前のタスクだけに集中できます。
あとからやることにしたものは、その時がきたらやればいいから、とりあえず頭の中から追い出してOK。

やることが減るわけじゃないんだけど、気にしなきゃいけないことは減る。
これですごく気が楽になるんです。

  • 今年中に200個のことをやらなきゃいけない
  • 今週は200個のうち、この10個だけ終わらせる

同じように10個こなしたとしても、上だと「まだ190個もある~」ってなるけど、下だと「今週分はできた♪」ってなりますよね。
後回しにできるものを自分の意志で「今はやらないと決める」ことができるようになるのがGTDのいいところなんですよ。

私流GTDの流れ

本家のやり方に沿ってやるのが一番いいんだと思うけど、それだとやりにくい部分もあるので、私流にアレンジしちゃいました。

やり方はこんなかんじ。

  1. やるべきことを書き出す(随時追加)
  2. 土曜の朝に「今週やる」「今月やる」「来月以降やる」「プロジェクト」に分ける
  3. プロジェクトの進め方を決めて「今週やる」に組み込む
  4. 「今週やる」を今週中にやる

こんなかんじでやってます

やるべきことを書き出す

GTD inbox

タスクを付箋に書いて貼り付けます。
本家GTDでinboxと呼ばれる部分です。

左は家や個人的なこと。右はサイトに関すること。
プライベートと仕事ってかんじですかね。
本来はこういう分け方はしちゃいけないんだけど、それだと仕事のタスクを全部書いたかどうかが分かりにくかったので区別しています。

思い浮かぶ分だけを書いて後から思いついた分は付箋に書いて順次、下に追加していきます。
次に上から順に「いつやるか」を決めていきます。

4つの枠に割り振る

やる時期の区分け

  • 今週やる
  • 今月やる
  • 来週以降やる
  • プロジェクト

inboxの付箋をこの4つに割り振ってinboxを空にします。
次に、前の週までに割り振った「今月やる」の中にあるものを見直し必要に応じて「今週やる」に移します。
私は土曜の朝に割り振り作業をしているので、「今週」は土曜から金曜までとちょっと変則的。

GTD

割り振りが終わったら、今週やることのうち日にちが決まっているものは手帳へも記載。
日付けの指定がないものは優先順位をつけて随時実行。

今週やることは、割り振りのあとすぐにできるもので、必ず今週やる必要があるものを最上位に。
あとは時間のかかるものから順に並べています。
土曜から金曜を今週としているので、これだと会社が休みで一番時間がとれる土日にボリュームのある作業が終わるのでタスクがスムーズに終わるんですよね。

今月やることはプライベートと仕事を分けてinboxの順番のまま貼り付け、また翌週に見直して「今週やる」に移すものを決めます。

月末には「来月以降」からも「今週やる」「今月やる」に移します。(ここはまだ実践していないので正しくは移す予定)

プロジェクトは別管理

プロジェクト

工程が多いものはプロジェクトとして別管理。

ファイナンシャルプランナー3級をうけるので、これの合格を「やるべきこと」にしていますが、これって合格するためには「テキストを読む」「問題集を解く」といった作業が必要。
こういうのはプロジェクトに入れます。

プロジェクトに入れたうえで「今週はこの科目の部分のテキストを読み終える」というように目標を達成するためのタスクを書き出し、いつやるかを割り振っていきます。

最終的にはプロジェクトも細分化されたタスクとなって「今週やる」「今月やる」「来月以降やる」に入ります。

GTDで達成感アップ

今週やる

「今週やる」をチェックして上から順番にやって、終わったら付箋をはがす。
私の場合は金曜に付箋が全部はがれていればOK。

やるべきことが減っているが一目でわかるので、すごく達成感があるんですよ。
付箋がなくなると「私、今週がんばったなー。色々やったなー。」って思える。
そして翌週は貼られた付箋をみて「よし、終わらせるぞ!」って思える。
これ、すごく大事。

しばらくはGTDを取り入れていく予定。
またこうした方がやりやすかったって部分がでてきたら、ブログに書きますね。

GTDはやることの優先順位をつけやすくなるのでおすすめです。

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