やりたいことをやるためのヒント 7つの習慣メゾットで「やらないこと」を決める

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「よくそんなにいろんなことやる時間があるよね」
時々、友人から言われます。 そんなに色々やってはいないけど。。。。

とんぼ玉と写真を習っていて、写真撮影散歩したり自分でジェルネイルをしたりブログ書いたり本読んだりスピードラーニング聞いたり。仕事と家事以外の趣味は多いほうになるのかな。
週5日、9:00~17:30までパートで拘束されているんで、確かに自由になる時間は少ない。 なので自分なりに時間の使い方は工夫しています。

そのうちの1つが「4つの領域」。
これは、フランクリンプランナーの「7つの習慣」のうちの1つです。
タスク管理の一種なんだけど、【今何をすべきか】を確認するためのもの。 逆にいうと【やらないこと】を決めるものでもあります。

ついつい【やりたいこと】からやっちゃいがちだけど、優先順位を明確にすると本当にやりたいことをちゃんとできていいです

4つの領域とは

わかりやすいのでフランクリンプランナーの公式サイトの表を引用させていただきますね。

緊急 緊急ではない
重 要

第 I 領域

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ

第 II 領域

  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備や計画
  • 適度な息抜き
重 要 で は な い

第 III 領域

  • 無意味な電話やメールへの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や付き合い
  • 多くの報告書

第 IV 領域

  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上の息抜き
  • だらだらとした電話
  • 世間話
  • その他無意味な活動

引用元:フランクリン・プランナー

重要度と緊急度を軸にして4つの領域にわけて、その日のタスクをそれぞれの領域に当てはめていきます。 何をすべきか、を可視化するマトリックスのようなものですね。

私なりの4つの領域

このままだとビジネスライクで難しいので私なりに4つの領域の中身を決めています。 4つの領域

  1. 今日絶対にやる
  2. 今日じゃなくてもいいけど絶対にやる
  3. 今日中にやる
  4. やってもやらなくてもいい

やる順番としては、1→3→2→4。

手帳にこんな風に書いてます

具体的にはこんなかんじですね。
これは昨日のもの、パートが休みの日の4つの領域です。 手帳に朝、急いで書いたのをそのまま撮影したので、乱筆なのはご容赦を。
4つの領域
1の今日絶対にやる、はその日じゃないとダメなことですね。
資源回収は日にちが決まっているので絶対。 確定申告も提出日が決まっているし、パートが休みの日じゃないとまとまった時間がとれないので絶対。
WOWOWのどうしても見たい映画が休みの日にあるとか、とんぼ玉などのレッスンとか、日程のずらせないものはここ。

3の今日中にやること、は明日ではダメなもの。
メールの返信や確認はその日じゃないと遅いものがあるし、写真の整理やリサイズもパートが休みの日じゃないと時間的にきついのでこの領域。

2の今日じゃなくてもいいけど絶対やること、は明日でも次の休みでも平気なこと。
でも今月中、来週中などと期限は決めているので、その期限近くになれば1の領域にうつります。

4はやりたいけど実はやらなくても平気なもの。
ここはすぐにやりたくなってしまうので要注意。やっちゃうと本当に大事なことができなくなってしまう魔の領域ですね。

こうして書き出すと、ただタスクで並べるよりもわかりやすいのでいいですよ。 フランクリンプランナーは使いこなすのは大変そうで使ったことないけど、本をよんでメゾットには共感しています。 時間を有効活用したい人は本をよんでみるといいかも。
7つの習慣  Amazonの一覧

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